Le problème, vous le vivez dix fois par jour
Vous êtes penché sur une table, en pleine mobilisation d'une épaule ou d'un genou. Vos mains sont occupées, votre attention est sur le patient, et le téléphone du cabinet se met à sonner. Vous ne pouvez pas — et vous ne devez pas — vous interrompre. L'appel bascule sur le répondeur.
Le soir, vous écoutez les messages entre deux comptes rendus. Un patient qui voulait décaler sa séance, un autre adressé par un médecin qui cherchait une place rapidement, un troisième qui a raccroché sans laisser son nom. Vous rappelez tard, certains ne répondent plus, et la place qui s'était libérée est restée vide toute l'après-midi.
Pour un cabinet de kinésithérapie, le téléphone qui sonne dans le vide, ce sont des rendez-vous perdus, un planning qui se troue et des patients qui vont voir ailleurs. Le problème n'est pas votre organisation : c'est qu'on ne peut pas soigner et décrocher en même temps.
Ce que C4B fait, précisément, pour votre cabinet
Nos opératrices sont formées à l'accueil des professionnels de santé. Elles parlent le vocabulaire de votre quotidien — prescription, série de séances, bilan, patient adressé, renouvellement — et suivent à la lettre le protocole que vous définissez à l'activation :
- Prise de rendez-vous directement dans Doctolib, Maiia ou votre logiciel de cabinet, selon vos règles : durée de séance, motifs acceptés, créneaux réservés, nouveaux patients ou patients déjà suivis.
- Gestion des annulations et des reports, avec réattribution du créneau libéré à un patient en attente si vous le souhaitez.
- Filtrage des appels : patient adressé avec prescription, renouvellement d'une série, ou simple renseignement.
- Orientation des urgences selon vos consignes écrites, sans jamais poser de diagnostic.
- Prise de message claire, avec coordonnées et motif, transmise selon le canal que vous avez choisi.
Nos opératrices ne font pas de médecine. Elles n'établissent aucun diagnostic et ne donnent aucun conseil de rééducation : elles accueillent, qualifient et appliquent votre protocole, pour vous faire gagner du temps et sécuriser votre agenda.
Nos horaires : du lundi au vendredi de 8h à 19h, et le samedi de 9h à 12h. Vos patients tombent sur une vraie personne aux heures où ils appellent vraiment.
Nos formules pour les kinésithérapeutes
Tous les packs Express sont prépayés, sans engagement, et ont une validité de 60 jours à compter de l'activation. Les appels non consommés dans ce délai ne sont pas reportés.
Permanence au mois et confirmation de rendez-vous
Si votre cabinet reçoit beaucoup d'appels ou si vous voulez déléguer durablement votre standard, deux formules d'abonnement prennent le relais des packs :
- Permanence téléphonique dès 199 € HT/mois pour 180 appels : une vraie standardiste externalisée qui gère vos rendez-vous et vos messages tout au long du mois.
- Confirmation de RDV dès 119 € HT/mois : un appel de rappel la veille de la séance, jusqu'à 3 tentatives par patient. Seules les confirmations réellement répondues vous sont facturées.
Les rendez-vous non honorés sont la hantise des kinés : une place réservée qui reste vide ne se rattrape pas. Un rappel la veille laisse au patient le temps de prévenir, et à vous celui de réattribuer le créneau.
Ce que vous y gagnez concrètement
Un planning qui reste plein. Les appels sont pris quand ils arrivent, les rendez-vous sont confirmés, les annulations réattribuées. Votre journée n'est plus rythmée par les trous de dernière minute.
Du temps et de la sérénité. Vous ne coupez plus une mobilisation pour décrocher, vous ne passez plus vos soirées à rappeler des numéros à moitié effacés. Vous vous concentrez sur vos patients.
Une meilleure image de cabinet. Un patient qui obtient une vraie personne, attentive et polie, se dit que le cabinet est sérieux et bien tenu. Vous marquez des points avant même la première séance.
Les kinés que nous accompagnons
- Kinésithérapeutes libéraux installés seuls, sans secrétariat
- Cabinets de groupe et maisons de santé pluriprofessionnelles
- Praticiens en rééducation orthopédique, neurologique ou respiratoire
- Kinésithérapie du sport et rééducation post-opératoire
- Cabinets avec forte activité de patients adressés et de renouvellements