Le problème, vos patients le vivent tous les jours
Il est 9h, votre secrétariat encaisse la vague du matin. Toutes les lignes sonnent, les patients patientent, certains raccrochent. Pendant ce temps, ceux qui sont au guichet attendent aussi. Votre équipe fait de son mieux, mais elle ne peut pas être partout.
Chaque appel perdu, c'est un rendez-vous qui ne se prend pas, un patient qui appelle un autre centre, une place qui reste vide dans un agenda. Et le répondeur, lui, ne prend pas de rendez-vous.
Dans un centre médical ou une clinique, un standard saturé se traduit directement par des rendez-vous perdus et une image dégradée. Le problème n'est pas votre organisation : c'est le volume, aux heures de pointe.
Ce que C4B fait, précisément, pour votre établissement
Nos opératrices sont formées à l'accueil des professionnels de santé et parlent le vocabulaire du soin. Elles s'intègrent à votre organisation et suivent les protocoles que vous définissez :
- Prise et modification de rendez-vous dans Doctolib, Maiia ou votre logiciel de centre, selon les règles de chaque praticien.
- Renfort du secrétariat aux heures de pointe et débordement d'appels.
- Filtrage et orientation des demandes : rendez-vous, renseignement, message pour un praticien.
- Gestion des annulations et reports, avec réattribution des créneaux libérés.
- Orientation des urgences selon votre protocole écrit, sans jamais poser de diagnostic.
Nos opératrices ne font pas de médecine. Elles n'établissent aucun diagnostic et ne délivrent aucun résultat : elles accueillent, qualifient et appliquent vos protocoles, en renfort de vos équipes.
Nos horaires : du lundi au vendredi de 8h à 19h, et le samedi de 9h à 12h. Vos patients obtiennent une vraie personne aux heures où le standard sature.
Nos formules
Tous les packs Express sont prépayés, sans engagement, et ont une validité de 60 jours à compter de l'activation. Les appels non consommés dans ce délai ne sont pas reportés.
Permanence au mois et confirmation de rendez-vous
Pour un renfort durable de votre accueil, deux formules d'abonnement prennent le relais des packs :
- Permanence téléphonique dès 199 € HT/mois pour 180 appels : un renfort de standard régulier, qui absorbe les pics et gère les rendez-vous tout au long du mois.
- Confirmation de RDV dès 119 € HT/mois : un appel de rappel la veille, jusqu'à 3 tentatives par patient. Seules les confirmations réellement répondues vous sont facturées.
Les rendez-vous non honorés coûtent cher à un centre : une place réservée qui reste vide ne se rattrape pas. Un rappel la veille laisse au patient le temps de prévenir et à vous celui de réattribuer le créneau.
Ce que vous y gagnez concrètement
Un standard qui ne lâche plus. Les appels sont pris même aux heures de pointe, les rendez-vous se prennent, votre secrétariat se concentre sur l'accueil physique.
Des agendas mieux remplis. Moins d'appels perdus, moins de rendez-vous non honorés, des créneaux réattribués : votre planning travaille pour vous.
Une image d'établissement sérieux. Un patient qui obtient une vraie personne, disponible et polie, garde confiance dans votre centre.
Un renfort qui s'adapte à votre volume. Vous choisissez un pack ponctuel pour absorber un pic saisonnier, ou un forfait au mois pour un soutien régulier. Le service grandit avec vos besoins, sans recrutement ni charge fixe supplémentaire pour votre établissement.
Les établissements que nous accompagnons
- Centres médicaux et maisons de santé pluriprofessionnelles
- Cliniques privées et établissements de soins
- Centres de radiologie et d'imagerie
- Centres dentaires et de santé polyvalents
- Secrétariats médicaux en renfort ou en débordement
Questions fréquentes
Vos opératrices donnent-elles des informations médicales ?
Non, jamais. Elles n'établissent aucun diagnostic et ne délivrent aucun résultat médical. Elles accueillent le patient, identifient le motif et appliquent le protocole de l'établissement : rendez-vous, message, ou orientation.
Comment gérez-vous une urgence au téléphone ?
Selon vos consignes écrites. Une situation qui relève de l'urgence vitale est orientée immédiatement vers le 15 (SAMU). Une demande urgente non vitale est signalée selon le canal convenu. Nos opératrices ne trient pas médicalement : elles appliquent votre protocole.
Travaillez-vous dans Doctolib, Maiia ou notre logiciel ?
Oui. Nous prenons et modifions les rendez-vous directement dans votre agenda (Doctolib, Maiia ou votre logiciel de centre) selon les règles de chaque praticien : durée, motifs, créneaux réservés, nouveaux patients.
Pouvez-vous absorber nos pics d'appels ?
C'est précisément notre rôle : renfort du secrétariat le lundi matin, pause déjeuner, congés, ou débordement quand toutes les lignes sonnent en même temps. Le patient obtient une vraie personne au lieu d'un répondeur saturé.
Réduisez-vous les rendez-vous non honorés ?
Oui, avec le service Confirmation de RDV : un appel de rappel la veille, jusqu'à 3 tentatives par patient. Le créneau libéré à temps peut être réattribué. Seules les confirmations réellement répondues vous sont facturées.
Comment se passe l'activation ?
Vous choisissez une formule, vous payez en ligne. Dans l'heure ouvrée, vous recevez un email avec 5 questions (numéro à renvoyer, plage horaire, motifs d'appel, protocole d'urgence, message d'accueil). Une fois vos réponses reçues, votre renfort est actif.
Vos équipes soignent. On tient la ligne.
Déchargez votre secrétariat des pics d'appels. Nous prenons les rendez-vous, filtrons les demandes et protégeons votre planning.
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